Đây là bước đầu tiên và không thể thiếu được trong bất cứ một nghiệp vụ bảo hiểm nào, và tất nhiên là cũng không thể thiếu được trong nghiệp vụ bảo hiểm hoả hoạn và các rủi ro đặc biệt:
+ Tuyên truyền, quảng cáo, chủ động tiếp cận khách hàng Trong nền kinh tế thị trường, xây dựng hình ảnh doanh nghiệp và quảng cáo là những hoạt động không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp. Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp nhằm tạo lập và củng cố sự thiện cảm, lòng tin, uy tín, sự gắn bó của khách hàng hiện tại cũng như khách hàng tiềm năng đối với doanh nghiệp, phân biệt doanh nghiệp với các doanh nghiệp cạnh tranh. Thực tế cho thấy, với cùng một sản phẩm với chất lượng, công dụng ngang nhau nhưng sản phẩm của doanh nghiệp lớn, có uy tín được người tiêu dùng lựa chọn nhiều hơn mặc dù giá cả của nó có thể cao hơn, thậm chí cao hơn rất nhiều so với các sản phẩm của doanh nghiệp nhỏ, uy tín thấp hơn. Điều này được lý giải bởi doanh nghiệp lớn đã xây dựng được hình ảnh tốt, bền vững về doanh nghiệp và sản phẩm của mình. Quảng cáo nhằm làm cho công chúng biết về doanh nghiệp, thông tin cho công chúng về sản phẩm, so sánh và phân biệt sản phẩm của doanh nghiệp với các sản phẩm cạnh tranh, xây dựng hình ảnh của sản phẩm cũng như hỗ trợ bán hàng. Do vậy, quảng cáo có vai trò rất quan trọng trong xúc tiến thương mại. Bảo hiểm hoả hoạn và các rủi ro đặc biệt cũng có những đặc điểm rất riêng và khá độc đáo, ảnh hưởng sâu sắc đến mục tiêu, cách thức xây dựng hình ảnh doanh nghiệp cũng như trong quảng cáo mà doanh nghiệp bảo hiểm hoả hoạn và các rủi ro đặc biệt cần xem xét khi tiến hành các hoạt động trên, đó là:
Thứ nhất, bảo hiểm hoả hoạn và các rủi ro đặc biệt là một loại hình dịch vụ tài chính, một sản phẩm vô hình, người mua bảo hiểm đóng tiền (thường là đóng định kỳ) cho doanh nghiệp bảo hiểm nhưng chỉ nhận lại một lời cam kết sẽ được trả tiền khi những sự kiện bảo hiểm được xác định trước (cháy, nổ, sét…) phát sinh mà không biết chắc sự kiện đó có xảy ra hay không cũng như không xác định trước được thời điểm phát sinh sự kiện đó. Do vậy, khác với các hàng hoá thông thường, người mua bảo hiểm hoả hoạn và các rủi ro đặc biệt không thể dùng thử để biết chất lượng sản phẩm mà chỉ có thể dùng thật mới biết. Hơn thế nữa, sản phẩm bảo hiểm hoả hoạn và các rủi ro đặc biệt còn là một sản phẩm khá phức tạp và có tính trừu tượng cao, nên nhiều khi người mua bảo hiểm không thể hình dung hết về sản phẩm.
Thứ hai, nhu cầu về bảo hiểm hoả hoạn và các rủi ro đặc biệt là nhu cầu thụ động. Trừ trường hợp các doanh nghiệp lớn, theo quy định của Nhà nước, bắt buộc phải mua bảo hiểm hoả hoạn và các rủi ro đặc biệt khi hoạt động, sẽ tự tìm đến các doanh nghiệp bảo hiểm để trực tiếp mua. Còn đối với các công ty nhỏ và đặc biệt là các hộ gia đình thì thường chỉ mua bảo hiểm hoả hoạn và các rủi ro đặc biệt sau khi được người bán bảo hiểm tìm đến tận nơi thuyết phục, vận động (đặc biệt đối với các hộ gia đình thì người bán bảo hiểm phải thuyết phục rất nhiều lần thì mới thành công).
Thứ ba, đối với bảo hiểm hoả hoạn và các rủi ro đặc biệt thì số tiền bồi thường trong mỗi vụ tổn thất thường là rất cao và ảnh hưởng rất lớn, thậm chí mang tính quyết định đối với công việc kinh doanh cũng như cuộc sống sau này của các doanh nghiệp, hộ gia đình… Do vậy, khi tham gia bảo hiểm hoả hoạn và các rủi ro đặc biệt, khách hàng luôn đặt ra những câu hỏi liên quan đến tương lai như: liệu khi xảy ra tổn thất thì doanh nghiệp bảo hiểm hoả hoạn và các rủi ro đặc biệt có đủ năng lực về tài chính để thực hiện thanh toán tiền bảo hiểm đã cam kết hay không? Các thủ tục đòi bồi thường có quá rắc rối hay không? Có mất nhiều thời gian hay không? Khách hàng liệu có thể nhanh chóng trở lại với công việc kinh doanh cũng như cuộc sống bình thường như trước khi tổn thất xảy ra hay không?
Chính vì vậy, việc tạo lòng tin nơi khách hàng đóng vai trò tối quan trọng trong kinh doanh bảo hiểm hoả hoạn và các rủi ro đặc biệt. Kinh nghiệm triển khai bảo hiểm hoả hoạn và các rủi ro đặc biệt tại Việt Nam cho thấy, uy tín doanh nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định việc tham gia bảo hiểm hoả hoạn và các rủi ro đặc biệt của khách hàng.
